SharePoint is bedoeld om aan bestanden te werken samen met collega’s. Het kan soms handig zijn dat iemand buiten je organisatie ook bij een bestand kan, of je wilt het bestand delen met een andere groep collega’s. Lees hieronder hoe je precies een bestand deelt via SharePoint.
Zie ook:
Hoe deel je een bestand via SharePoint?
1
Ga naar http://sharepoint.microsoft.com.
2
Klik op Meld je aan of rechtsboven op het poppetje. Log in met je Microsoft-account. Voor je werk gebruik je meestal je zakelijke e-mailadres als gebruikersnaam.
3
Wanneer je bent ingelogd in Microsoft 365 kan je ook altijd met de negen puntjes linksboven wisselen van applicatie en naar SharePoint gaan.
4
Ga naar de SharePoint site, kies voor Documenten, selecteer het document en klik daarna op Delen. Je kan ook direct op het deelteken klikken dat je naast het bestand ziet staan.
5
Bovenaan kan je de naam of het e-mailadres invullen van de persoon waar je het mee wil delen. Voor externen moet je het volledige e-mailadres invullen. Bepaal met het oogje of het een Alleen-lezen versie is, of dat de ontvangers er ook in mogen werken. Je kan hier ook kiezen voor Kan niet downloaden. Klik op het tandwieltje voor extra instellingen.
Koppeling kopiëren: Hiermee creëer je een deelkoppeling die je vervolgens ergens kan plakken, bijvoorbeeld in een e-mail of chatbericht.
6
Kies een van de opties om het bestand te delen. Wanneer je het bestand in Teams met externen wil delen, kies dan voor Specifieke personen. Je kan dan de e-mailadressen invullen.
- Iedereen met de koppeling:
Iedereen ook personen buiten je organisatie (geen collega’s) kunnen het bestand te bekijken en eventueel bewerken. Dit staat bij veel organisaties uit. - Personen in naam van jouw bedrijf met koppeling:
Alle collega’s kunnen het bestand bekijken en eventueel bewerken. - Personen met bestaande toegang:
Is iemand het bestand kwijt die al wel toegang heeft tot het bestand? Stuur de koppeling naar het bestand opnieuw. Dit is bijvoorbeeld handig voor personen die al in het team zitten. - Specifieke personen:
Alleen de personen waarvan je de e-mailadressen invult kunnen het bestand zien of wijzigingen doen.
7
Klik op Toepassen en vervolgens op Verzenden om het bestand te delen.
8
De ontvanger krijgt een e-mail zoals de onderstaande afbeelding en kan het bestand op die manier openen. Je ziet deze e-mail ook bij jou verstuurde e-mails.
